Tu Negocio en Franquicia

1. PASOS A SEGUIR PARA PODER CONVERTIR TU NEGOCIO EN FRANQUICIA.
2. Definir el concepto de negocio 

Si tienes claro que quieres franquiciar tu negocio como forma de expansión, lo primero que debes hacer es definir o conceptualizar el modelo correctamente, de esta forma tendrás claro lo que quieres vender a los futuros franquiciados.

Lo primero que debes definir son los objetivos que quieres lograr como fundador de la franquicia. Aquí se incluyen tanto los objetivos financieros (recuperación de la inversión) como otros temas también de vital importancia, como es la forma de trabajar y el estilo de vida que vas a seguir. Debes además pensar en qué es lo que vas a vender, no solo como producto o servicio, sino como sensaciones. Por ejemplo, una clínica de depilación no vende tratamientos depilatorios, sino belleza y bienestar.

Además debes pensar que este concepto de negocio debe poderse reproducir y ser fácilmente transmisible a través de la formación y en los manuales operativos para que todos los franquiciados puedan ponerlo en práctica.

 

2. Establecer una imagen fuerte y atractiva 

Si la marca que quieres dar a conocer entre tus clientes potenciales, ya tienes parte de la batalla ganada. Si este no es el caso, es probable que debas invertir en campañas de marketing para darte a conocer antes de ponerte a franquiciar, puesto que tener reconocimiento es un tema importante para poder vender tu concepto de negocio.

Así mismo, debes realizar un manual de imagen, puesto que tus franquiciados deberán seguir el estilismo que tú impongas, y todas las unidades de franquicia deben tener un aspecto similar. En este manual se deben incluir: el uso de letreros luminosos, papelería, uniformes, material publicitario, vehículos, etc. Aunque lo más importante en este punto será registrar la marca, el logotipo y el eslogan en cuestión antes de nada y tener todos los documentos en orden en cuestión de derechos de uso y propiedad.

 

3. Inscripción en el Registro de Franquiciadores 

Otro tema imprescindible antes de empezar a franquiciar tu negocio es la inscripción de éste en el Registro de Franquiciadores para tener todos los permisos necesarios en regla cuanto antes. Para ello debes saber que el sistema de franquicias está regulado por el Real Decreto 429/2006 del 7 de abril, y que existe una corrección reciente contenida en el Real Decreto 201/2010 del 26 de febrero.

4. Crear una central de franquicias 

Debes crear una sede central para dar el apoyo necesario y la asistencia técnica suficiente a tus franquiciados puesto que será más sencillo comercializar, operar y administrar tu red de franquicias de esta forma. Además, siempre es bueno realizar cursos para saber cómo gestionar y/o dirigir a un grupo de personas, bien empleados o franquiciados.

Desde aquí te recomendamos que contrates el servicio de una consultoría experta para que te ayude en este tema. En este tema, te aconsejamos asegurarte de la profesionalidad y seriedad de las consultorías existentes en el mercado. Aquí tienes un listado actualizado de consultorías que te pueden ayudar.
 

5. Diseñar un modelo financiero sólido 

Debes ser capaz de demostrarle a los posibles franquiciados que es un buen negocio tanto para ti como para él. Una de las primeras dudas que le surgen a un inversor es en cuánto tiempo recuperará el dinero invertido. Pero no solo tus franquiciados tendrán dudas, tú debes analizar también qué beneficio económico obtendrás por haber convertido tu negocio en franquicia.

Para poder responder y convencer a los interesados de que tu negocio es bueno debes definir valores clave como son la cuota inicial, los royalties y otros gastos de forma científica y exacta realizando así un buen modelo financiero.

6. Organizar el tema legal del negocio 

Al crear un sistema de franquicias, cada franquiciado debe firmar un contrato de franquicia con el franquiciador, por lo que es muy importante tener bien definido éste antes de empezar a franquiciar. En él se establecerán los derechos y obligaciones de cada parte, por lo tanto este documento debe elaborarse de forma cuidadosa, abordando todos los aspectos del negocio, entre otros: cuotas a pagar, vigencia de éste, cláusulas de renovación, territorio, obligaciones de las partes, aspectos de propiedad intelectual, sanciones o multas que pueden surgir, causales de término, cesión y transferencia del negocio, etc.
 

7. Redactar los manuales de operación necesarios 

Estos manuales le servirán a los franquiciados como guía para operar su negocio de acuerdo a los estándares establecidos por tí como franquiciador. Por este motivo, deben estar correctamente escritos, siendo necesario que sean didácticos, fáciles de leer e implementar y que estén al día de las modificaciones que se realicen en el modelo de negocio. Para poder llegar a eso, es necesario estandarizar al máximo todos los procesos que se realizan en un negocio, para poder transmitirlos fácilmente a otras unidades.

Los aspectos que debe incluir el o los manuales son entre otros: pre apertura de la unidad, operaciones, recursos humanos, seguridad, marketing, imagen corporativa y ventas. Con ello, se “descubre” el funcionamiento completo de la franquicia por lo que estos documentos son considerados confidenciales. Este es el motivo por el que el franquiciado debe manejarlos con mucho cuidado y mantenerlos bien guardados, y normalmente nos documentos entregados al franquiciado en depósito, de manera que si el contrato termina, o cuando termine, estos deben ser devueltos al franquiciador.

8. Trabajar muy de cerca con tus franquiciados 

Como ya se ha dicho un buen manual es importante, aunque esto no servirá de nada si los franquiciados no lo utilizan correctamente. De ahí que la formación sea otro punto muy importante a la hora de abrir unidades de franquicia.

El apoyo y asistencia técnica y la constante formación por parte del franquiciador son elementos esenciales para el éxito de los franquiciados. Debes pensar y documentar perfectamente qué tipo de formación vas a ofrecer a tus franquiciados, dónde se realizará ésta, y quien pagará los gastos. Además, te ayudará el diseñar un organigrama con las funciones específicas de cada puesto de trabajo.

Además, necesitas una relación cercana, para que exista la comunicación y confianza necesaria entre franquiciado y franquiciador, sin que existan conflictos entre ambos.

9. Construir una amplia red de proveedores 

A la hora de plantear tu negocio, debes determinar lo que se necesita para funcionar, productos, servicios, equipos, etc., por lo que necesitarás contactar con proveedores a nivel local o nacional para conseguir los elementos indispensables para toda la red de franquicias. Es importante que estos elementos sean fáciles de conseguir o fabricar y que los precios sean accesibles, por lo que el bueno realizar acuerdos con estos proveedores.

 

2. EL ACUERDO DE FRANQUICIA

Tu abogado y tú habéis examinado el Acuerdo de Franquicia; has investigado un poco acerca de la franquicia y los números tienen lógica. Has hablado con otros franquiciados del negocio y te ha gustado lo que has escuchado. Entonces estás preparado para firmar el Acuerdo de Franquicia.

Tal y como se ha dicho antes, el Acuerdo de Franquicia es un contrato vinculante que estipula en detalle las responsabilidades y expectativas para el franquiciador y el franquiciado.

Tienes que tener en cuenta que los Acuerdos de Franquicia están escritos para ser, generalmente, más ventajosos para el franquiciador. Una vez firmado estás legalmente obligado a mantener todas las disposiciones del Acuerdo, por lo tanto es esencial que tu abogado haya revisado el contrato y te haya explicado todo correctamente con un lenguaje sencillo y no en términos específicos que puede que no sean fáciles de entender.

Antes de firmar, si se había hecho alguna promesa verbal, asegúrate de que éstas están incluidas por escrito en el Acuerdo. Una vez firmado, el Acuerdo de Franquicia determina tu relación con el franquiciador, y cualquier desacuerdo o malentendido estará sujeto a los términos del Acuerdo.

Puesto que es un contrato vinculante, hay ciertos elementos críticos que se encuentran en todos los contratos de negocios y otros que son únicos de franquicias. Aquí hay algunos aspectos del contrato que tu abogado y tú debéis revisar con cuidado para estar seguros de entender todo lo que supone.

 

¿Quién está firmando el contrato? 

En primer lugar, tener absoluta certeza de la identidad de la otra parte, con la que estás haciendo negocios. ¿Es la empresa principal la que está firmando el Acuerdo o es un Máster Franquiciado? ¿Has investigado la trayectoria del negocio y su reputación? Debes saber exactamente quién es el que firma el contrato puesto que vas a hacer negocios con él durante varios años.

 

Duración del Acuerdo: 

Segundo, estar seguro de que la duración del Acuerdo de Franquicia está claramente estipulada. ¿Cuánto dura – cinco, diez o veinte años? ¿Es renovable cuando acabe el contrato inicial? Si el contrato es renovable, ¿cuánto habrá que pagar para ello? ¿Es la cuota mínima o es la cuota de franquicia completa?

 

Cuotas: 

El apartado referido a las cuotas debe ser minuciosamente examinado. Muchos franquiciadores requieren un canon de mantenimiento, que es un porcentaje de las ventas brutas. Revisa si vas a tener que pagar una cuota mínima sin tener en cuenta las ventas brutas. Ten en mente que si se espera que consigas 100.000 € en ventas al mes con una cuota mínima obligatoria del 5% (5.000 €), esta cantidad corresponde a un porcentaje mayor del 5% si las ventas no llegan a los 100.000 €. Es crucial que entiendas todos los términos relacionados con un rendimiento mínimo y las cuotas de mantenimiento basadas en ingresos.

 

Publicidad: 

Otro tema que puede perjudicar tu margen de beneficio es la publicidad. Revisa con cuidado tus obligaciones, para contribuir a la publicidad y marketing, y qué proporciona el franquiciador a cambio. Revisa esta cláusula para saber la cantidad del presupuesto del franquiciador que se va a destinar a la promoción de tu negocio tanto a nivel local como nacional. ¿Cómo se distribuye el dinero dirigido a la publicidad? Esto debería estar claramente definido en el Acuerdo de Franquicia.

 

Formación: 

Este es otro factor que puede afectar al éxito de tu negocio y que puede ser muy costoso.

De nuevo, la logística, duración, ubicación y gastos deben estar detallados en el Acuerdo. Normalmente los franquiciados deben pagar el desplazamiento y alojamiento para recibir la formación; y estos gastos pueden ser desorbitados si el período de formación se prolonga. Por eso tienes que estar seguro de entender cuánto tiempo y dinero para gastos te va a suponer el período de formación.

 

Manual de operaciones: 

Como franquiciado, necesitarás orientación en el proceso y procedimientos para dirigir el negocio. Estos deberán estar detallados en el Manual de Operaciones, que es básicamente tu biblia para la gestión del negocio. Entérate de si se te va a proporcionar una copia o si te lo vas a tener que descargar (una práctica cada vez más común). ¿Con qué frecuencia se actualiza? ¿Hay que pagar alguna cantidad extra o depósito para recibir el Manual de Operaciones?

 

Imagen comercial: 

Un aspecto del contrato es único para los sistemas de franquicia y es la “imagen comercial”. Se refiere en términos generales, al uso del logotipo, imagen del establecimiento y la decoración, incluso la ropa usada por los empleados. Algunas veces hay requisitos muy estrictos acerca de la imagen de marca mientras que otros son menos formales. Asegúrate de entender y poder cumplir estas pautas. Y, de nuevo, ¿quién paga por cualquier señalización y accesorios especiales que forman parte de la imagen de marca? ¿Con qué frecuencia deben ser sustituidos?

 

Horario de funcionamiento: 

¿Cuál es el horario del negocio? No te comprometas a un horario si no estás seguro de poder cumplirlo. Si no cumples con este requisito, el contrato puede considerarse incumplido y tu posición como franquiciado en peligro.

 

Compras y existencias: 

Otro elemento fundamental del Acuerdo de Franquicia se refiere a las existencias y productos. ¿Debes comprar todo exclusivamente del franquiciador? Y si es así, ¿existe algún tipo de protección para asegurarte que no te cobren más de lo debido? ¿Está permitido usar artículos que no se hayan adquirido al franquiciador? Tiene que saber de dónde vienen sus productos y cuál es el precio justo para pagar por ellos.

 

Políticas de personal: 

Todas las empresas dependen del personal que trabaja en ellas para lograr el éxito. ¿Cuáles son las políticas en relación con el personal? ¿Existen métodos definidos para la contratación y capacitación del personal? ¿Qué políticas corporativas de recursos humanos – es decir, tiempo por enfermedad, vacaciones pagadas, bonus, etc., – se deben seguir, si existen? Estos temas deben estar detallados en el Manual de Operaciones, pero asegúrate de comprobarlo para entender perfectamente las políticas de personal del franquiciador.

 

Apertura del negocio: 

¿Qué se estipula en el Acuerdo de Franquicia en relación con la inauguración del negocio? ¿Cuánta ayuda ofrece el franquiciador? ¿Acudirán otros representantes de la empresa? ¿Existe una imagen de marca y práctica específica que se debe usar? ¿Qué cantidad de la cuota se destina a la “Inauguración del negocio”? ¿Qué contribución puedes esperar del franquiciador en lo que se refiere a relaciones públicas, marketing y publicidad? A pesar de que es una ocasión única, la forma en que tu negocio empieza puede afectar al éxito a largo plazo. Debes saber qué se espera de ti y cuánta ayuda vas a recibir.

 

Vender o traspasar tu franquicia: 

Vender o traspasar ¿Cuánto control ejerce el franquiciador sobre la venta o traspaso de tu franquicia individual? ¿Tiene el franquiciador derechos para aprobar o vetar posibles compradores? ¿A qué porcentaje de la venta tiene derecho el franquiciador y cuándo se le debe pagar? Básicamente este aspecto del contrato dicta cómo, cuándo y bajo qué condiciones se puede vender la franquicia. Siempre es bueno tener un plan para salir antes de invertir en nada, por lo que debes conocer tus derechos y deberes en relación a la venta del negocio.

 

Rescisión del acuerdo: 

¿En qué condiciones pueden, tanto el franquiciador como el franquiciado, rescindir el contrato antes de que este acabe? Debes saber tus derechos legales y financieros en este ámbito en caso de que el franquiciador no cumpla con las estipulaciones del Acuerdo, al igual que a qué te enfrentarás si dejas de cumplir tus obligaciones.

 

Muerte u otras contingencias: 

Suena morboso, pero siempre hay que planificar circunstancias imprevistas y la posibilidad de eventos catastróficos. Si falleces, ¿tiene tu pareja o cualquier otro miembro de tu familia derecho a hacerse cargo del negocio? Si tienes el negocio en conjunto con tu pareja, ¿existen condiciones acerca de cómo afectará el divorcio a la propiedad de la franquicia? Si ocurre una catástrofe natural, ¿estás obligado a reconstruir el negocio? ¿Cómo afecta esto a las cuotas obligatorias?

 

Opciones de expansión: 

¿Incluye el acuerdo alguna posibilidad para expandir el negocio y/o comprar otras franquicias para poder ser dueño de múltiples unidades en lugar de sólo una? Aunque parezca impensable en esta fase, una vez que tienes un negocio exitoso en marcha, es posible que quieras tener más de una unidad franquiciada. Descubre si esto es posible y cuánto te puede costar para no tener sorpresas en caso de querer expandirte.

 

Territorio: 

¿Es tu franquicia un territorio exclusivo o el franquiciador se reserva el derecho de abrir otros locales en zonas cercanas? ¿Cómo se determina tu territorio, por número de habitantes, por zonas del mapa geográfico, etc.? En este segundo caso, ¿cómo está de detallado el mapa?

 

Algunos consejos de negociación: 

 

Como se ha señalado antes, algunos franquiciadores tienen Acuerdos de Franquicia muy estrictos a los que todos sus franquiciados deben mantenerse fieles y aceptar. Sin embargo, algunos franquiciadores pueden ser más flexibles en cuanto a la negociación de los términos del acuerdo. Pero ten cuidado puesto que las franquicias son sistemas probados y coherentes. Un franquiciador demasiado flexible al que no le importa romper las reglas puede ser un signo de que la cadena no va bien.

 

Algunos aspectos en los que se puede negociar incluyen: 

 

• Reglas acerca de la exclusividad de territorio, expansión futura y cambios en el tamaño.
• Apoyo en la inauguración del negocio y recursos que se te proporcionan.
• La formación para usted y posiblemente para los empleados.
• Reglas acerca de la venta y traspaso a otros franquiciados.
• Fechas de pago de las cuotas y las cantidades.
• Fecha en que se espera que el negocio empiece a funcionar.
• Cómo se calculará el precio para que el franquiciador compre tu negocio una vez finalice el contrato.
• Limitación de responsabilidad en cuanto al rendimiento de la franquicia.

 

Tu contable y tu abogado son los que están más familiarizados con tu situación personal, por lo que busca su consejo acerca de qué términos del acuerdo debes tratar de modificar para que sea más favorable para ti.

3. EL MANUAL DE OPERACIONES

Áreas tratadas en el manual

El manual de operaciones es la “biblia” de la franquicia. Contiene, por escrito, la forma de llevar a cabo el negocio de forma muy completa. El manual de operaciones es, además, parte del acuerdo de franquicia, definiendo y controlando la manera en que el negocio debe ser dirigido y fijando los compromisos entre el franquiciado y el franquiciador.

Dependiendo del tipo de negocio, las disposiciones que aparecen más abajo son las que cabría esperar en la mayoría de los manuales. Procedimientos adicionales, o modificaciones de éstos también se pueden incluir.

Introducción. Incluirá una serie de observaciones introductorias para explicar la naturaleza del negocio y resumir de forma muy general lo que cada uno, franquiciado y franquiciador deben esperar el uno del otro.

Sistema Operativo. Una descripción más detallada del sistema operativo, explicando cómo se configura y cómo los diferentes elementos constitutivos deben encajar entre ellos.

Equipo. Una sección que trata sobre el equipo requerido para llevar a cabo el negocio, describiendo las piezas específicas necesarias, cómo usarlas y cómo solucionar los problemas que puedan ocurrir.

Instrucciones de uso. Este apartado puede dividirse en varias sub-categorías que tratan temas como el personal, la contabilidad, la atención al cliente, publicidad y promoción, preparación del producto, políticas de precios y compras, control de inventarios, seguros y el pago de las cuotas necesarias.

Directorio de contacto. Un directorio de contactos dentro de la empresa, al igual que datos de contacto de proveedores, centros de servicio, etc.